Ochrana osobních údajů
Poslední aktualizace: 4. listopadu 2026 · English version ↓
1. Kdo údaje zpracovává
RealAsist je webová aplikace pro realitní makléře, provozovaná společností Realasist Tech s.r.o., IČO 301 07 873, se sídlem Sokolská 1883/8, Nové Město, 120 00 Praha 2, zapsanou v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 457399. Pro údaje o makléřích (účet, přihlášení, platební a kontaktní údaje) je správcem provozovatel služby RealAsist. Údaje o zájemcích, majitelích a nemovitostech, které makléř do aplikace vloží, zpracovává provozovatel jako zpracovatel jménem makléře, který je jejich správcem. Kontakt na provozovatele: help@realasist.com.
2. Jaké údaje zpracováváme
- Účet makléře: jméno, e-mail, telefon, profilová fotografie, údaje o firmě (název, IČO, DIČ, adresa, logo), nastavení aplikace.
- Obsah, který makléř vloží: nemovitosti a jejich fotografie; zájemci, spolukupující a prodávající (jméno nebo název, kontaktní údaje, a jsou-li potřeba pro smlouvu, datum narození, rodné číslo, číslo občanského průkazu, státní občanství, rodinný stav, adresy, IČO a zápis v rejstříku, bankovní účet, způsob financování), poznámky, prohlídky, dokumenty a smlouvy, šablony.
- Technické údaje: záznamy o chybách a základní provozní údaje nutné k zabezpečení služby. Analytické nástroje jsou vypnuté, dokud je provozovatel výslovně nezapne.
3. Proč a na jakém základě
- poskytování služby podle smlouvy s makléřem (provoz účtu, ukládání dat, odesílání SMS a podpisů, servisní e-maily o účtu a platbách – upozornění na konec zkušební verze nebo předplatného a potvrzení platby),
- oprávněný zájem na bezpečnosti a stabilitě služby (ochrana před zneužitím, hlášení chyb),
- oprávněný zájem na tom, aby makléř službu dobře využil (3 e-maily s tipy během prvního týdne po registraci; jejich zasílání lze kdykoli vypnout v Nastavení → Notifikace nebo odkazem v každém z nich),
- plnění zákonných povinností (například účetní doklady).
4. Propojení s Google a Microsoft
Pokud makléř propojí účet Google nebo Microsoft, aplikace od něj získá jen tato oprávnění: zapisovat a číst události v kalendáři, číst poštu a odesílat e-maily, které makléř v aplikaci sám odešle.
Aby aplikace poznala poptávky a požadavky na prohlídku, odešle každou novou příchozí zprávu – odesílatele, předmět a nejvýše 6 000 znaků textu – poskytovateli umělé inteligence (OpenAI), který posoudí, zda jde o poptávku, a vyčte z ní termín a kontakt. Spolu se zprávou se odešle přehled makléřových nemovitostí (název a adresa), aby šlo poptávku přiřadit ke konkrétní nemovitosti. Výjimkou jsou zprávy o nedoručení, technická hlášení poštovních serverů a e-maily od samotného RealAsistu. Když makléř nechá připravit návrh odpovědi na poptávku, odešle se OpenAI text poptávky a údaje o nemovitosti.
Do aplikace se ukládá pošta s kontakty z CRM, rozpoznané poptávky a zprávy od nových lidí, které se nepodařilo posoudit (aby se případná poptávka neztratila); zvolí-li makléř v Nastavení → E-mail možnost „Celá schránka“, ukládá se celá schránka. Obsah pošty se nepoužívá k reklamě, neprodává se a neslouží k trénování modelů umělé inteligence. Přístupové klíče se ukládají šifrovaně. Propojení lze kdykoli zrušit v Nastavení → Integrace, případně v nastavení účtu Google nebo Microsoft. Po zrušení propojení aplikace k pošti ani kalendáři přestane přistupovat; již uloženou poštu a události smažeme na žádost makléře (help@realasist.com), jinak se sama nemažou.
Údaje z Google účtu používáme jen k funkcím popsaným výše, které makléř v aplikaci vidí, a nepředáváme je třetím stranám s výjimkou poskytovatelů uvedených v tomto dokumentu, kteří je zpracovávají pro provoz těchto funkcí. Lidé obsah pošty nečtou, pokud to nevyžaduje bezpečnost, právní povinnost nebo výslovný souhlas makléře.
RealAsist's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
5. Komu údaje předáváme
Údaje předáváme jen službám, které aplikace k provozu potřebuje, a jen v rozsahu, který je nutný:
| Služba | K čemu | Umístění |
|---|---|---|
| Supabase | databáze, přihlášení a úložiště souborů (fotografie, dokumenty) | EU (Irsko) |
| Vercel | provoz webové aplikace | EU (Frankfurt) |
| Google (Gmail, Kalendář) | čtení a odesílání e-mailů a správa prohlídek v kalendáři z účtu, který makléř sám propojí (jen oprávnění gmail.readonly, gmail.send, calendar.events) | dle poskytovatele |
| Microsoft (Outlook) | e-maily a kalendář z účtu Outlook, pokud ho makléř propojí | dle poskytovatele |
| OpenAI | posouzení každé nové příchozí zprávy v propojené schránce (odesílatel, předmět a text, spolu s přehledem makléřových nemovitostí – název a adresa), zda jde o poptávku nebo požadavek na prohlídku; návrhy odpovědí na poptávky (text poptávky a údaje o nemovitosti); tvorba a úprava textů inzerátů a analýza fotografií nemovitosti; komentář k cenové analýze; přečtení stavu měřidla z fotografie | USA, standardní smluvní doložky |
| Valuo | odhad tržní ceny a srovnatelné nemovitosti (adresa a parametry nemovitosti) | dle poskytovatele |
| BulkGate | odesílání SMS připomínek prohlídek (telefon a text zprávy) | dle poskytovatele |
| Resend | odesílání e-mailů z aplikace (e-mail makléře a obsah zprávy) | dle poskytovatele |
| Stripe | platby předplatného (e-mail makléře; platební údaje zpracovává přímo Stripe) | dle poskytovatele |
| Signi, DigiSign | elektronický podpis smluv, pokud makléř zvolí danou službu (dokument a e-mail podepisujícího) | dle poskytovatele |
| Sreality, Reality iDNES, RealityMIX, ČeskéReality | publikace inzerátu na portálech, pokud makléř zvolí publikaci (údaje inzerátu a kontakt makléře) | ČR |
| ČÚZK (katastr nemovitostí) | dohledání nemovitosti a výpis z katastru (parcela, číslo LV, údaje o vlastnících v rozsahu výpisu) | ČR |
| OpenStreetMap (Nominatim) | našeptávání adres (text, který makléř píše do pole adresy) | dle poskytovatele |
| Sentry | hlášení technických chyb aplikace | EU (Německo) |
6. Jak dlouho údaje uchováváme
- Údaje o zájemcích se samy nemažou ani neanonymizují. Makléř je smaže, jakmile je už nepotřebuje (Zájemci → Smazat natrvalo): smaže se kontakt i s údaji pro smlouvy, poznámkami, historií aktivit a spolukupujícími. Prohlídky, úkoly a e-maily uložené v aplikaci zůstanou, jen bez vazby na zájemce. Archivovaní zájemci zůstávají uloženi, dokud je makléř nesmaže.
- Po zrušení účtu (nabídka profilu → Zrušit účet) se odstraní data účtu včetně nahraných souborů (fotografie, dokumenty, šablony).
- Fotografie a dokumenty zůstávají, dokud je makléř nesmaže nebo nesmaže nemovitost či účet.
7. Vaše práva
Máte právo na přístup ke svým údajům, jejich opravu nebo výmaz, omezení zpracování, přenositelnost a právo vznést námitku. Souhlas, pokud jste ho udělili, můžete kdykoli odvolat. Pokud jste zájemcem o nemovitost, obraťte se primárně na makléře, který vás do aplikace zadal; my mu s vyřízením pomůžeme. Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (uoou.gov.cz).
8. Cookies
Aplikace používá jen nezbytné cookies a úložiště prohlížeče: přihlášení, zvolený vzhled a nastavení postranního panelu. Marketingové ani analytické cookies bez vašeho souhlasu nepoužíváme.
9. Jak údaje chráníme
Platí to zejména pro údaje z účtů Google a Microsoft (pošta, kalendář):
- Šifrování při přenosu: veškerá komunikace mezi prohlížečem, aplikací, databází a rozhraními Google, Microsoft a poskytovatele AI probíhá přes HTTPS (TLS).
- Šifrování přístupových klíčů: přístupové a obnovovací tokeny Google a Microsoft i přístupy k portálům se ukládají šifrovaně algoritmem AES-256-GCM; klíč je uložen mimo databázi v nastavení serveru a uživatelé aplikace k němu nemají přístup. Data jsou navíc šifrována v klidu poskytovateli databáze a hostingu.
- Řízení přístupu: každý makléř vidí jen svá data (zabezpečení na úrovni řádků v databázi); data z pošty a kalendáře se nikdy nezobrazují jiným uživatelům služby.
- Ochrana přihlášení: k účtu je vyžadováno dvoufázové ověření (aplikace Authenticator); serverové klíče se nikdy nedostanou do prohlížeče.
- Minimální oprávnění: žádáme jen o oprávnění nutná pro popsané funkce a obsah pošty zpracováváme jen k jejich provozu. Lidé na naší straně obsah pošty nečtou, kromě případů uvedených v části 4.
- Dohled a odstranění: chyby sledujeme; účet můžete kdykoli odpojit a o smazání uložených dat požádat na help@realasist.com.
10. Kontakt
Dotazy k ochraně osobních údajů nám pošlete na help@realasist.com.
Privacy Policy – English version
Last updated: 4 November 2026. The Czech text above is the original.
1. Who processes the data
RealAsist is a web application for real-estate agents, operated by Realasist Tech s.r.o., company ID 301 07 873, registered office Sokolská 1883/8, Nové Město, 120 00 Prague 2, Czech Republic, registered in the Commercial Register kept by the Municipal Court in Prague, section C, file 457399. For data about agents (account, sign-in, payment and contact details) the operator is the controller. Data about leads, owners and properties that an agent enters into the app is processed by the operator as a processor on behalf of the agent, who is the controller. Contact: help@realasist.com.
2. What data we process
- Agent account: name, e-mail, phone, profile photo, company details (name, company ID, VAT ID, address, logo), application settings.
- Content entered by the agent: properties and their photos; leads, co-buyers and sellers (name or company name, contact details and, where a contract needs them, date of birth, personal ID number, ID card number, citizenship, marital status, addresses, company ID and register entry, bank account, method of financing), notes, viewings, documents and contracts, templates.
- Technical data: error logs and basic operational data needed to secure the service. Analytics tools are off unless the operator explicitly turns them on.
3. Why and on what legal basis
- providing the service under the contract with the agent (running the account, storing data, sending SMS and signature requests, service e-mails about the account and payments – notice of the end of the trial or subscription and payment confirmation),
- legitimate interest in the security and stability of the service (abuse prevention, error reporting),
- legitimate interest in helping the agent make good use of the service (3 e-mails with tips during the first week after registration; they can be turned off at any time in Settings → Notifications or by the link in each of them),
- compliance with legal obligations (for example accounting documents).
4. Google and Microsoft integration
If an agent connects a Google or Microsoft account, the app obtains only these permissions: to create and read calendar events, to read mail, and to send e-mails that the agent sends from the app. For Google these are the scopes calendar.events (viewings in the agent’s calendar), gmail.readonly (reading incoming mail to detect inquiries and show correspondence with a contact), gmail.send (sending a reply written by the agent) and userinfo.email (showing which account is connected).
To recognise inquiries and viewing requests, each new incoming message – sender, subject and at most 6,000 characters of text – is sent to an artificial-intelligence provider (OpenAI), which judges whether it is an inquiry and extracts the date and contact. An overview of the agent’s properties (name and address) is sent with the message so that the inquiry can be matched to a property. Exceptions are bounce messages, technical reports of mail servers and e-mails from RealAsist itself. When the agent asks for a draft reply to an inquiry, the inquiry text and the property details are sent to OpenAI.
The app stores mail with contacts from the CRM, detected inquiries and messages from new senders that could not be assessed (so that a possible inquiry is not lost); if the agent selects “Whole mailbox” in Settings → E-mail, the whole mailbox is stored. Mail content is not used for advertising, is not sold and is not used to train artificial-intelligence models. Access tokens are stored encrypted. The connection can be cancelled at any time in Settings → Integrations or in the Google or Microsoft account settings. After the connection is cancelled the app no longer accesses mail or calendar; stored mail and events are deleted on the agent’s request (help@realasist.com), otherwise they are not deleted automatically.
We use data from a Google account only for the features described above, which the agent sees in the app, and we do not transfer it to third parties except the providers listed in this document who process it to run these features. People do not read the content of mail unless security, a legal obligation or the agent’s explicit consent requires it.
RealAsist's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
5. Who receives the data
We pass data only to services the application needs to operate, and only to the extent necessary:
| Service | Purpose | Location |
|---|---|---|
| Supabase | database, sign-in and file storage (photos, documents) | EU (Ireland) |
| Vercel | hosting of the web application | EU (Frankfurt) |
| Google (Gmail, Calendar) | reading and sending e-mails and managing viewings in the calendar of the account the agent connects (only the gmail.readonly, gmail.send and calendar.events scopes) | per provider |
| Microsoft (Outlook) | e-mails and calendar of an Outlook account, if the agent connects it | per provider |
| OpenAI | assessment of each new incoming message in a connected mailbox (sender, subject and text, together with an overview of the agent’s properties – name and address) to decide whether it is a property inquiry or a viewing request; drafts of replies to inquiries (inquiry text and property details); creating and editing listing texts and analysing property photos; commentary on a price analysis; reading a meter value from a photo | USA, standard contractual clauses |
| Valuo | market price estimate and comparable properties (address and parameters of a property) | per provider |
| BulkGate | sending SMS viewing reminders (phone number and message text) | per provider |
| Resend | sending e-mails from the app (the agent’s e-mail address and message content) | per provider |
| Stripe | subscription payments (the agent’s e-mail address; payment details are handled directly by Stripe) | per provider |
| Signi, DigiSign | electronic signing of contracts if the agent chooses the service (document and signer’s e-mail address) | per provider |
| Sreality, Reality iDNES, RealityMIX, ČeskéReality | publishing a listing on the portals if the agent chooses to publish (listing data and the agent’s contact) | Czech Republic |
| ČÚZK (Czech Land Registry) | looking up a property and an extract from the land registry (parcel, title deed number, owner data within the extract) | Czech Republic |
| OpenStreetMap (Nominatim) | address suggestions (text the agent types into the address field) | per provider |
| Sentry | reporting technical errors of the application | EU (Germany) |
6. How long we keep data
- Data about leads is not deleted or anonymised automatically. The agent deletes it when no longer needed (Leads → Delete permanently): the contact is deleted together with contract data, notes, activity history and co-buyers. Viewings, tasks and e-mails stored in the app remain, only without the link to the lead. Archived leads stay stored until the agent deletes them.
- When an account is cancelled (profile menu → Cancel account), the account data is removed, including uploaded files (photos, documents, templates).
- Photos and documents remain until the agent deletes them, the property or the account.
7. Your rights
You have the right of access to your data, rectification or erasure, restriction of processing, data portability and the right to object. Where you have given consent, you can withdraw it at any time. If you are a property lead, please contact first the agent who entered you into the app; we will help the agent to handle your request. You also have the right to lodge a complaint with the Czech Office for Personal Data Protection (uoou.gov.cz).
8. Cookies
The application uses only necessary cookies and browser storage: sign-in, the chosen theme and the sidebar setting. We do not use marketing or analytics cookies without your consent.
9. How we protect data
This applies in particular to data received from Google and Microsoft accounts (mail, calendar):
- Encryption in transit: all communication between your browser, the app, the database and the Google, Microsoft and AI provider APIs runs over HTTPS (TLS).
- Encryption of access tokens: Google and Microsoft access and refresh tokens and portal credentials are stored encrypted with AES-256-GCM; the key is kept outside the database in the server environment settings and is not available to the app's users. The data is also encrypted at rest by the database and hosting providers.
- Access control: every agent sees only their own data (row-level security in the database); mail and calendar data is never shown to other users of the service.
- Sign-in protection: two-factor authentication (authenticator app) is required for the account; server keys are not exposed to the browser.
- Minimal access: we request only the scopes needed for the features described above and mail content is processed only to run them. People on our side do not read mail content except as described in section 4.
- Monitoring and removal: errors are monitored; you can disconnect the account at any time and request deletion of the stored data at help@realasist.com.
10. Contact
Send questions about personal data protection to help@realasist.com.